Inne på budsjetter fremkommer en oversikt som henter eksisterende kontrakter fra systemet og som er aktive for samme tidsrom som budsjettperioden. Alle linjer fra kontraktene som omfatter leieinntekter tas med i denne oversikten. Ledige arealer vil automatisk legges opp som egne linjer basert på ledig areal og eventuelle start- og sluttdatoer fra kontrakter.
Ledige arealer vil i tabellen fremkomme med “Property owner” som leietagernavn, samt spesifisere hvilket areal linjen gjelder i feltet «Beskrivelse». Disse linjene vil som standard markeres i grønt.
For å gjøre endringer i budsjett klikk på “Rediger” og bruker vil få opp en redigerbar tabell hvor endringer kan gjøres.
KPI %-sats oppsatt som standard på firmanivå vil være mulig å endre i hver enkelt eiendoms budsjett. Dette gjøres ved å endre tallet i feltet ved siden av “Standard KPI”. KPI satsen kan inneholde inntil to desimaler. Regulerte beløp for budsjettår vil oppdatere seg ved lagring.
For alle kontraktsfestede leieforhold vil budsjettet legge opp linjer med informasjon fra kontraktene i Fazile. Systemet benytter kontraktsareal dersom dette avviker fra eventuell oppmåling i kontraktene, og dersom disse blir ledig gjennom året blir faktisk areal brukt for ledighetslinjen.
Linjer for ledige arealer legges opp “blanke”, men inkludere leietagernavn “Property Owner”, arealnavnet i feltet “Beskrivelse” samt korrekt arealstørrelse iht. faktisk areal. Periode for ledighetslinjer avgjøres av hvorvidt areal er ledig fra før eller om det blir ledig i løpet av budsjettperioden.
Ved å fylle inn “Enhetspris” eller “Årlig pris” på ledige linjer vil bruker få mulighet til å velge leietager fra nedtrekksmenyen eller evt. la den stå blankt om leietaker ikke finnes i systemet fra før.
Videre må bruker legge inn korrekt “MVA Status” fra nedtrekksmenyen, samt ønsket kontonummer og evt. regulering. For tilfellene hvor budsjettert leiebeløp skal reguleres fylles øvrig regulerings informasjon inn.
Dersom man ønsker å budsjettere et ledig areal som ledig for kun en viss periode i budsjettperioden etterfulgt av eksempelvis en nyutleie, har man mulighet til splitte linje i en eller flere linjer. Gå til aktuelt ledighetslinje, bla til høyre i tabellen og velg “Del linje”.
Bruker vil få opp en boks med mulighet til å legge inn sluttdato på første linjen, og deretter opprette en eller flere linjer for samme areal. Det anbefales at bruker legger inn sluttdato i første felt i denne boksen før man klikker på “opprett ny linje”. Da vil startdato i neste linje automatisk fylles ut. Merk at startdato for neste linje må være påfølgende dag etter sluttdato fra linje over.
Dersom man ønsker å slå sammen linjene markerer man boksen til venstre i tabellen og trykker “Slå sammen linjer”. Alle de splittede linjene vil forsvinne og man vil kun få se den opprinnelige ledighetslinjen slik det så ut ved opprettelse av budsjett. Det vil ikke være mulig å kun slå sammen deler av de splittede linjene.
Om ønskelig kan bruker legge til en manuell linje ved å klikke på “Legg til linje”. Det vil legges opp en helt blank linje klar til å fylles ut. Linjen fylles ut på lik linje som de øvrige linjene i budsjettet, og alle rødmerkede felter må fylles ut for å kunne lagre. Den manuelle linjen kan både redigeres og slettes i etterkant ved behov.
Når alle ønskede endringer er gjort og budsjettet anses som ferdig, klikker man lagre og kommer til tabellen som viser oversikt over budsjetterte linjer for budsjettet. Ved å bla til høyre i tabellen vil man se en oversikt over summerte beløper spesifisert etter totalt budsjetterte inntekter, inntekter fra allerede inngåtte kontrakter, inntekter fra forlengelser og budsjettert inntekter for nyutleie.