Generell informasjon #
I Xledger er det en domenestruktur, som vil si at du kan opprette en nøkkel som gir tilgang på alle eierselskaper. For at integrasjonen skal fungere er det viktig at du har opprettet et domene som har tilgang på alle eierselskapene du skal ha i fazile, og at kundene/leietakerne, produktene osv som skal benyttes ligger i dette domenet og ikke på selskapsnivå. Ligger det kunder, produkter osv på selskapsnivå må disse flyttes/flettes opp til domene. Kontakt Xledger support/se hjelpesenter om du er usikker på fremgangsmåte.
Før du setter opp nøkkel må du… #
1. Kontrollere at alle eierselskapene er registrert i Fazile og at deres «p_key» er registrert som ERP-kode på eierselskapene i Fazile.
For å finne «p_key» går du til Administrasjon -> Enhet og trykker på visningsikonet øverst til høyre og velger «Debug»
2. Sette opp produktregister.
Produktene må registreres på domenivå, samme som kunde/leietaker. Sett opp ett produkt per regnskapskonto som skal benyttes til fakturering i Fazile og huk av for at produktet er «For salg».
Sørg også for at kunder ligger på samme nivå (domene) som API nøkkel og at kundenummer/kode = ERP kode på kunder i Fazile. Du bør også kontrollere at leietakerinfo er oppdatert i Fazile, kundedata blir overskrevet med hva en som ligger i Fazile ved fakturaoverføring.
Neste steg er oppsett av oppsettsfelt. Dette finner du under Administrasjon > Eier > Oppsettsfelt enhet. Benytt følgende verdier:
Dette sørger for at nye kunder opprettes på ett felles overordnet nivå og hindrer duplikater som vil kunne skape problemer ved overføring av fakturagrunnlag fra Fazile til Xledger.
I feltet «Objektsverdi» velger man det nivået i hierarkiet man ønsker å opprette verdien på. For Systemverdi «Firma/person» bør dette være det samme nivået som API token er opprettet på. For Systemverdi «Kunde» bør dette være det øverste felles nivå for selskapene som benytter Fazile, men det kan ikke være over nivået API token er opprettet på.
Oppsett av Vertikalt Marked
Merk: Dersom selskapet(ene) i Xledger er koblet til vertikalt marked «Eiendom med fakturering fra Xledger» vil oppsettene beskrevet i neste avsnitt komme av seg selv i Xledger. Se dokumentasjon i Xledger for nærmere beskrivelse av hva vertikalen inneholder.
Benytter man egne oppsett gjøres følgende:
Aktiver følgende oppsettsfelt med verdiene vist nedenfor:
Kort forklaring:
Prosjektfaktureringsnivå: Styrer at mva og endel annet på faktura hentes fra Fazile og ikke oppsett i Xedger
Standard tabelleier: Styrer at kunder opprettes på konsernnivå og ikke på selskapet
Bruk fakturadato fra Fakturagrunnlag: Gjør at fakturadato styres fra Fazile og ikke av Xledger
Standard fakturaoppsett: Her kan man velge selv, men vi anbefaler «Uten giroblankett»
Oppretting av produkter
Fazile har ingen produktregister og vil derfor bruke kontonummer som produktnummer ved fakturering. Sørg for at det finnes i produkter som motsvarer konto i Fazile. Produkt # benyttes som ERP-kode/Kontonummer på konti Fazile
Eksempel på produkter:
Det er ikke satt opp enhet eller avgiftsregel på produktet. Dette kommer som en del av fakturagrunnlaget fra Fazile.
Via Faste konti salg, kobles produkter eller produktgrupper til ønsket hovedbokkonto i Xledger.
Dersom man ønsker å benytte «Eiendom», «Seksjon» eller andre parametere fra Fazile som konteringsdimmensjon i Xledger må dette settes opp i Xledger. Vanligste er å koble objektet «Koststed» til GL-objekt1 og i Xledger, og så legge inn objektsverdier / koststeder for hver eiendom i Fazile. Det kan også benyttes andre konteringsobjekter knyttet til GL-objektene 1-5. Ved oppretting av objektsverdier for eksempelvis eiendommer, gi hver objektsverdi en kode. Denne koden benyttes som ERP-kode i Fazile.
Oppsett av brukernøkkel/API nøkkel
Nå som oppsett er fullført kan vi opprette en GraphQL token, dette gjør du under Administasjon > Tilgangskontroll > GraphQL > API Tokens. Sørg for at dette gjøres på domenenivå, som nevnt tidligere. Benytt følgende kriterier:
API token legges inn på korresponderende nivå i Fazile under menypunktet øverst til høyre -> Firmaprofil -> Integrasjoner. Velg så Handlinger -> Rediger
Oppsett av eiendomsdimensjon for henting av felleskost kontobalanse #
For å benytte automatisk henting av balanse på felleskostkontoer i Fazile må du først sette opp dimensjoner som relevante bilag føres mot. I Xledger kan du enten sette dette opp som koststed, eller du kan opprette egendefinert objekt. Fazile støtter oppsett mot GL_Object_1-5. Dimensjonsoppsett finner du i Fazile under Innstillinger.
Et eksempel på dimensjonsoppsett i Fazile kan se slik ut:
I Xledger vil dette se slik ut:
Pass også på at dimensjonene som settes opp i Fazile også kobles på alle eierselskap de skal benyttes på ved å velge «Dimensjoner»-fanen på hvert eierselskap og koble til.
Her matcher vi på koststed, koststedet «Kontoreiendom 2» brukes på relevante føringer mot eiendommen. I Fazile har også «Kontoreiendom 2» ERP kode 2388501.
I Fazile finner vi tallene som er hentet og kan manuelt oppdatere ved å gå til Utleie -> Eiendommer og trykk på eiendommen du ønsker å sjekke/oppdatere. Velg så «Handlinger» og «Felleskostnader». Velg så «Handlinger» på nytt og «Kontoer»:
Fra dette skjermbilde kan vi sjekke balansen i hver konto samt oppdatere manuelt (Dette skjer automatisk den første hver måned.)
Oppsett av kontraktsnøkkel som dimensjon #
Om du setter opp kontrakt som dimensjon i Xledger kan du benytte denne dimensjonen på feks inngående faktura der du ønsker å fakturere leietager i tillegg til vanlig felleskostfordeling. Dette krever at du setter opp dimensjon under Innstillinger -> Dimensjoner som vist her, hvor vi har definert GL_Object_3 for kontraktsnøkkel:
I Xledger ser dette slik ut i oppsettet:
Og slik i objektsdefinisjonen:
Oppr. kode er her kontraktsnøkkel.
Når dette er satt opp vil Fazile hente dette som et ekstra fast beløp i felleskostavregningen for kunden.