I Tripletex finnes det ingen domenestruktur så det må opprettes en brukernøkkel (token) per eierselskap. Dette gjør du ved å følge veiledningen her: https://hjelp.tripletex.no/hc/no/articles/4409557117713-Sette-opp-manuell-integrasjon
Når du kommer til steget hvor du skal legge inn applikasjonsnavn velger du “Bits_eSentral”, under “Gi nøkkelen et navn” legger du inn noe du husker, som f eks “fazile” eller lignende.
Obs: Dette steget må utføres av en brukeradministrator i Tripletex. Det er også foretrukket at nøkkelen opprettes på en bruker med alle tilganger i systemet. Du kan ikke benytte “Regnskapskontorets brukernøkkel” for vår integrasjon, nøkkelen må opprettes på hver klient.
Send oss en liste over alle nøkler og hvilke eierselskap hver nøkkel tilhører på support@fazile.net. Spesifiser i mailteksten hvilken Fazile-konto det gjelder og hvilket ERP du skal koble på (Tripletex). Du må opprette en nøkkel per klient dersom du har flere eierselskaper i Tripletex.
Når brukernøkkelen er registrert i din fazile konto vil vi bekrefte dette. Du kan da sette fakturaer som “Klar til overføring” i fazile, gitt at oppsett i fazile er fullført. Fakturaene sendes så over til Tripletex ved neste kjøring. Når faktura er overført vil den låses for endringer (Endringer gjort i f eks kontrakt vil ikke lenger påvirke faktura) og status endres til “Overført”.
Når nøklene er oppprettet er det viktig at du også ser til følgende:
1. Sørg for at kontoplanen er oppdatert i Tripletex og fazile
Pass på at alle relevante kontoer som er i bruk i fazile også er registrert i Tripletex og motsatt. Dersom du ønsker at kontraktslinjene dine skal mappes mot produkter (så konto kan styres via produktet) oppretter du kontoene også som produkt (steg 3).
https://hjelp.tripletex.no/hc/no/articles/8749898446481-Kontoplan
2. Sørg for at riktige MVA-koder er aktivert i tripletex
Du må under Regnskap -> Innstillinger sørge for at MVA-kodene som benyttes i fazile er aktive. Ofte er dette kode 0 og 5 i Tripletex.
https://hjelp.tripletex.no/hc/no/articles/13071292728977-Hvordan-bruker-jeg-mva-koder
3. Opprett produkter for hver inntektskoto som brukes i fazile
Dette steget utføres for at produktene fazile bruker i ordrelinjer skal kunne føres mot gitte regnskapskontoer. Opprett produkter i Tripletex som matcher kontoene du har satt opp i fazile og som benyttes for fakturering. Tittelen på disse produktene vil fremkomme på faktura til kunden i tillegg til beskrivelsen fra arealgruppen i Fazile. Dersom MVA-kode matcher på produkt, ordrelinje og inntektskonto som registreres i Tripletex vil angitt konto styre inntektskonto som benyttes i fakturabilaget.
4. Sørg for at leietagere er opprettet i alle Tripletex-selskapene, og at kundenummer matcher ERP kode i fazile
For at fazile skal kunne overføre ordre må leietagere eksistere i Tripletex, og ERP koden på leietager i fazile må matche med kundenummer i Tripletex. Siden kunder ikke eksisterer på tvers av eierselskapskontoene i Tripletex kan det være en god idé å gjøre et uttrekk av alle kunder i Fazile som du limer inn i Tripletex sin kundeimport, fyller ut evnt andre detaljer og importerer denne filen i samtlige Tripletex-kontoer.
Dersom du har en leietager som faktureres fra flere eierselskap i Fazile bør kundenummer matche på tvers av disse Tripletex-kontoene.
5. Pass på at automatisk generering av ordrenummer er skrudd på (for automatisk oppdatering av betalingsstatus i fazile)
For at automatisk registrering av betalingsstatus skal fungere er det essensielt at følgende innstilling er skrudd på:
Du finner den under Faktura -> Innstillinger -> Fakturainnstillinger -> Ordre/tilbud i Tripletex. Dersom du har brukt en egen nummerserie som du manuelt har definert frem til nå må du sette «Nummerserie for ordre/tilbud» til et høyere tall enn eksisterende ordre og prosjekter. Ta kontakt med Tripletex support dersom du trenger bistand til eller har spørsmål til denne innstillingen.
6. Oppsett av mapping mot prosjekt
Dersom du har behov for å koble opp faktura mot prosjekt kan du i Fazile legge inn en prosjektreferanse på hver kontrakt. Denne vil bli koblet mot prosjektnummer i Tripletex slik at ordrene som overføres føres mot ønsket prosjekt. Ta kontakt med support@fazile.net for å aktivere denne koblingen.