I Fazile vil det være mulig å gi tilganger til eksterne, dette være seg enten eiere, leietakere, senterledere eller øvrige aktuelle personer. Disse må opprettes som kontaktpersoner og kan videre knyttes mot selskaper eller leietagere.
Kontaktpersoner opprettes ved å gå til “Utleie”, “Kontaktpersoner” fra nedtrekksmenyen og deretter klikke på “Opprett kontaktperson”.
Fyll inn obligatoriske felter som “Fullt navn” og “E-post”, samt telefonnummer om ønskelig. Klikk så lagre og kontaktpersonen vil legge seg med status “Avventer” til brukeren har aktivert seg. Kontaktpersonen kan nå knyttes mot eierselskap eller leietagere som er lagt opp i systemet.
Det går ikke an å redigere en kontaktperson sin epostadresse. Skal du endre adressen eller legge til en ny, oppretter du en ny kontaktperson.
Ved å klikke på navnet til aktuell kontaktperson og du kommer inn på en egen side som viser informasjon tilknyttet kontaktpersonen. Her kan du via “Handlinger” til høyre over tabellen redigere kontaktperson, invitere bruker eller endre status, samt slette kontaktperson. Fra denne siden kan bruker også knytte kontaktperson mot eierselskap eller leietager.
Tilknytter du en kontaktperson til et eierselskap vil de se alle eiendommene og informasjonen på selskapet. Tilknytter du kontaktpersonen til en leietager, vil de kun se kontrakter og informasjon til denne leietageren.
For å knytte kontaktpersonen mot eierselskap eller leietager, klikk inn på fanen “Tilknyttede eierselskap” eller “Tilknyttede leietager” avhengig av hvilket tilfelle som er relevant. Hvis en kontaktperson er nyopprettet eller ikke koblet mot hverken eierselskap eller leietager fra tidligere, vil det fremkomme “Ingen data”. Alternativ vil man i dette bildet se tilknyttingen(e) kontaktperson har fått tidligere.
For å gjøre en tilknytning, velg “Legg til eiendomseier” eller “Legg til leietager”, avhengig av hvilken fane du er inne på og velg korrekt eierselskap eller leietager fra nedtrekksmenyen etterfulgt av “Legg til”.
Tilgangsstyring
MVA-erklærling kan tildeles til de som skal rapportere eller se MVA erklæringen hos leietageren. Det er også disse som vil få påminnelse på mail om å levere. De må også ha tilgang til kontrakt for å kunne levere erklæringen.
Omsetningsbekreftelse kan tildeles de som skal sende inn revisorbekreftelse, og se bekreftelsen.
Omsetningsrapportering kan tildeles de som skal rapportere inn omsetning.
Kontrakter kan tildeles de som skal ha kontraktsopplysningene og informasjonen. Denne må være på om bruker skal rapportere omsetning.
Eiendommer kan tildeles de som skal ha oversikt over eiendommen/e på leietageren.
Invitere til fazile
Etter at ønskede knytninger er gjort kan invitasjonslink sendes, dette gjøres ved å gå til “Handlinger” og “Inviter kunde”. Da vil det komme opp en meldingsboks hvor det må bekreftes at kunde skal inviteres. Trykk “Bekreft” for å sende link eller velg “Lukke” dersom du allikevel ikke ønsker å sende invitasjonslink.
Når invitasjon er sendt, vil du direkte i bildet kunne se at “Brukeren er invitert” under statusen “Avventer” samt en pop-up beskjed nederst til venstre på nettsiden. Dette betyr at kontaktperson har fått en epost til e-postadresse oppgitt ved registrering. Eposten kommer fra info@fazile.net og inneholder en link til registrering.
Ved å klikke på “bekreft bruker” kommer bruker til en side hvor firmanavn, fullt navn, epost og rolle er ferdig utfylt og ikke redigerbar. Bruker skal kun opprette passord som skal benyttes til innlogging, passord må inneholde én stor bokstav, ett tall og ett spesialtegn. Fyll inn passord og bekreft passord etterfulgt av “send”. Bruker kommer seg til innlogging side ved å klikke “Tilbake til log in side”. Bruker kan nå logge seg på med epostadresse og passord.
Merk at dersom bruker er invitert og opprettet uten at eierselskap eller leietager er tilknyttet, vil bruker ikke kunne komme inn på systemet og i stedet få en melding som spesifiserer at bruker ikke har noen tilknytning. Kontaktpersonen må få en tilknytning slik som beskrevet i tidligere avsnitt, og vil etter det kunne logge inn uten at ny invitasjon sendes.