Det er fullt mulig å opprette manuelle fakturaer i systemet dersom noe utover det kontraktsfestede skal faktureres. Manuelle fakturaer kan opprettes ved å;
- Gå til “Utleie” -> “Eiendommer” -> aktuell eiendom -> fanen “Fakturaer” -> “Opprett faktura”. Da vil utsteder info komme ferdig utfylt.
- Gå til “Utleie” -> “Leietager” -> aktuell leietager -> fanen “Fakturaer” -> “Opprett faktura”. Da vil mottaker info komme ferdig utfylt.
- Gå til “Utleie” -> “Kontrakter” -> aktuell kontrakt -> fanen “Fakturaer” -> “Opprett faktura”. Da vil både utsteder og mottaker info komme ferdig utfylt basert på kontraktpartene.
- Gå til “Regnskap” -> “Fakturaer” -> “Opprett faktura”. Da vil alt komme blankt og måtte fylles ut manuelt.
Fyll inn alle felter markert med (*). For å kunne sende fakturagrunnlag til ERP-system må det hakes av for “Send faktura til ERP”. I feltet “Send faktura på” avgjøres hvilken dag Fazile skal sende over grunnlaget til ERP-systemet.
Utsteder- og mottakerinfo kan velges fra de respektive nedtrekksmenyen dersom aktuelt eierselskap og leietager er registrert i systemet.
For å kunne opprette fakturalinjer til fakturering, trykk på “Legg til linje”. Her fylles all info om linjene inn;
Dersom man oppretter faktura via en kontrakt, vil det være mulig å knytte den manuell fakturaen mot kontraktens linje eller linjer. Det gjøres ved å velge “Linjetype” “Basert på kontraktslinje”, og deretter velge aktuell kontraktslinje fra nedtrekksmenyen. Når faktura er opprettet vil denne kunne sees i fakutralisten på kontrakten.
Fyll deretter inn all info markert med (*) og trykk lagre. Faktura vil stå med status “Klar til utsendelse” frem til faktura går over til ERP-system og status endres til “Forfall”.
Kreditering av faktura
Det kan enkelt lages kreditnotaer til genererte fakturaer som har status som “Forfall”, ”Forfalt” eller “Betalt”. Finn aktuell faktura som skal krediteres eller delkrediteres, velg “Handlinger” og “Krediter”. Fazile oppretter et grunnlag tilsvarende som ved fakturering med motsatt fortegn. Kontroller at all informasjon er korrekt og trykk “Lagre”.
Dersom man ønsker å kun kreditere enkelte linjer fra opprinnelig faktura, kan linjer som ikke skal krediteres slettes fra kreditnota grunnlaget.
For en kontrakt med periodevis faktura, vil Fazile automatisk beregne/justere beløp iht. antall dager som skal krediteres innenfor en valgt periode.
En manuell kreditnota kan opprettes på lik linje som en manuell faktura, men basispris må i motsetning til faktura være negativ for en kreditnota.
Forklaring av status på fakturaer
“Trenger godkjennelse”
Dersom en faktura ligger med status “Trenger godkjenning” betyr det at det ikke er haket av for “Send automatisk” under innstillinger på kontrakten, og status må endres manuelt. Klikk på statusteksten for å få en nedtrekksmeny til å endre status til “Klar for utsendelse”.
Når fakturastatus viser “Trenger godkjennelse” vil det være mulig å gjøre endringer på kontrakten, eksempelvis leiebeløp, justerte felleskostnader eller betalingsfrekvens, eller andre innstillinger som påvirker faktureringen. Ved lagring av endringer vil det komme en statusmelding som forteller at fakturaer blir generert på nytt. Endringene må bekreftes hvis fakturaer skal genereres og oppdateres.
Vær obs på at evt. manuelle fakturaer som ikke er overført til ERP-systemet vil bli slettet og må manuelt opprettes på nytt.
Regenering vil skje umiddelbart dersom en eller flere fakturaer på kontrakten ligger med status “Trenger godkjennelse”. Dersom fakturaene kun har status “Klar for utsendelse” eller “Forfall” vil ikke allerede genererte fakturaer endre seg, men nye fakturaer vil fremkomme etter 2timer ± 10 minutter gitt at fakturaperioden er innenfor dagens dato med tillegg av oppsettet fra innstillinger.
“Klar til utsendelse”
Dersom faktura ligger med status “Klar til utsendelse” venter den på å bli overført til ERP-systemet. Kjøringer gjøres hver halvtime. Hva som avgjør når en faktura blir overført til ERP-systemet styres av antall dager satt opp under innstillinger på kontrakt.
For manuelle fakturaer avgjøres dato for utsendelse hva som fylles inn på dato for “Send faktura på”.
“Forfall”
Hvis faktura har fått status som “Forfall” betyr det at fakturagrunnlaget er oversendt til ERP-systemet og skal kunne finnes i grunnlag for fakturering ut til leietaker eller betalingsmottaker. En eventuell regenerering av faktura vil ikke påvirke fakturaer med status “Forfall”. Dersom en faktura med denne statusen er feil, kan ikke faktura slettes i Fazile. Faktura må krediteres og faktureres på nytt, enten ved manuell fakturering eller ved å generere ny faktura fra innstillinger på kontrakt.
“Forfalt”
Ligger en faktura med status forfalt betyr det at faktura er fakturert fra ERP-systemet og forfallsdato passert uten at fakturamottaker har betalt eller at betaling er utlignet i ERP-systemet.
“Betalt”
Dersom status på faktura ligger med betalt betyr det at faktura er utsendt, betalt og utlignet i ERP-systemet.