Admin kan opprette en eller flere kontoplaner som må linkes mot Portefølje. Ved å linke kontoplanen til Portefølje vil kontoplanen arves til linkede eierselskaper, og deretter eiendommer. Det anbefalt å linke kontoplanen mot portefølje før registrering av kontrakter.
Kontoplanen bør samstemme med kontoplan som benyttes i ERP-systemet. Ved opprettelse av kontoplan knyttes hver konto til kjernekonto, kalkulasjonstype, leietype, arealtype og mva-status. Dette sørger for at registrering og fakturalinjer senere i systemet automatisk vil knyttes mot korrekt konto som overføres til ERP-systemet.
Kontoplan registreres under Innstillinger -> Kontoplan. Herfra setter du først opp en kontoplan, gir den et navn og legger så til en og en konto. For hver konto må du velge innstillinger, disse er som følger:
Kontokode: Denne koden blir benyttet som produktnummer når fakturalinjer overføres til ERP, siden Fazile ikke benytter produktregister. Du må derfor opprette hver kode som produkt i ERP systemet du bruker.
ERP-kode: Denne koden benyttes dersom kontokoden i ERP systemet avviker fra koden i Fazile, men benyttes ikke ved fakturering.
Kontonavn: Kontonavnet som blir benyttet internt i Fazile for koden. Bør beskrive hva kontoen skal inneholde, og om den er ment for pliktige eller ikke pliktig føring.
Kjernekonto: Dette er kontogruppen du opprettet tidligere, i eksemplet benyttes “36 – Inntekter” for å indikere at dette er en inntekt.
Arealtyper: Her velges hvilke arealtyper denne kontoen skal være et gyldig valg for. Dersom du kun velger feks “Kontor” her vil ikke denne koden kunne benyttes i en faktura som er knyttet mot en kontraktslinje med arealtype “Parkering”, feks.
Kalkulasjonstyper: Her har man to valg: Prosent eller fast (Percentage/fixed). Dette bestemmer om koden kan benyttes for enten prosentberegnede linjer, faste linjer, eller begge.
MVA status: Dette bestemmer om koden kan brukes til mva-pliktige linjer, ikke mva-pliktige linjer eller begge.
Start/sluttdato: Bestemmer fra og til når en kode kan benyttes. Sluttdato bør brukes om en ønsker å erstatte en eksisterende konto, hvor den nye kontoen har startdato dagen etter sluttdatoen til den gamle.
Når systemet skal velge en konto å benytte for en linje vil linjen sammenlignes med kontoplanen og basert på hvilken konto som passer i forhold til linjens arealtype, kalkulasjonstype, mva-status og start/sluttdato velges rett konto. Det er ikke mulig å ha 2 kontoer med samme kriterier.