I Fazile vil det være mulig å gi tilganger til eksterne, dette være seg enten eiere, leietakere, senterledere eller øvrige aktuelle personer. Disse må opprettes som kontaktpersoner og kan videre knyttes mot selskaper eller leietagere. Det kan være flere kontaktpersoner koblet mot en leietager/selskap med ulike eller like tilganger.
Kontaktpersoner opprettes ved å gå til Utleie i menyen og deretter Kontaktperson i nedtrekksmenyen..
Trykk på Opprett kontaktperson øverst til høyre. deretter fyll ut info med *. Når kontaktpersonen er opprettet trykker du på navnet og der kan du Tilknytte eierselskap, leietagere og velge hvilke tilganger de skal ha.
Tilknytter du en kontaktperson til et eierselskap vil de se alle eiendommene og informasjonen på selskapet. Tilknytter du kontaktpersonen til en leietager, vil de kun se kontrakter og informasjon til denne leietageren.
Under tilganger kan du velge mellom ulike tilganger.
MVA-erklærling kan tildeles til de som skal rapportere eller se MVA erklæringen hos leietageren. Det er også disse som vil få påminnelse på mail om å levere. De må også ha tilgang til kontrakt for å kunne levere erklæringen.
Omsetningsbekreftelse kan tildeles de som skal sende inn revisorbekreftelse, og se bekreftelsen.
Omsetningsrapportering kan tildeles de som skal rapportere inn omsetning.
Kontrakter kan tildeles de som skal ha kontraktsopplysningene og informasjonen. Denne må også være på om de skal levere MVA erklæring.
Eiendommer kan tildeles de som skal ha oversikt over eiendommen/e på leietageren.
Det går ikke an å redigere en kontaktperson sin epostadresse. Skal du endre adressen eller legge til en ny, oppretter du en ny kontaktperson.
Kontaktpersonen vil ha status Avventer til den har aktivert brukeren sin. Det kan sendes ut invitasjon på to måter. 1. Huke av alle som skal motta invitasjon på venstre side, det vil da dukke opp en Handlingsknapp øverst til høyre, så velge Inviter. 2. Trykke inn på navnet og deretter på Handlinger og Inviter kunde. Når kontaktpersonen er aktivert, vil den få status Aktiv.
Når invitasjon er sendt betyr at kontaktperson har fått en epost til e-postadresse oppgitt ved registrering. Eposten kommer fra info@fazile.net og inneholder en link til registrering.
Ved å klikke på “bekreft bruker” kommer bruker til en side hvor firmanavn, fullt navn, epost og rolle er ferdig utfylt og ikke redigerbar. Bruker skal kun opprette passord som skal benyttes til innlogging, passord må inneholde én stor bokstav, ett tall og ett spesialtegn. Fyll inn passord og bekreft passord etterfulgt av “send”. Bruker kommer seg til innlogging side ved å klikke “Tilbake til log in side”. Bruker kan nå logge seg på med epostadresse og passord.
Merk at dersom bruker er invitert og opprettet uten at eierselskap eller leietager er tilknyttet, vil bruker ikke kunne komme inn på systemet og i stedet få en melding som spesifiserer at bruker ikke har noen tilknytning. Kontaktpersonen må få en tilknytning slik som beskrevet i tidligere avsnitt, og vil etter det kunne logge inn uten at ny invitasjon sendes.