Når alle skjevdelinger og justeringer er gjort og man anser seg som ferdig med avregningen finner man oppsummering av avregningen under «Avregning av felleskostnader».
Dersom avregningen ønskes bokført mot en annen konto enn standard valgt av systemet kan man trykke «Rediger» og endre denne for de respektive linjene. Systemet velger konto basert på oppsett fra kontoplanen.
Her vil du kunne se eventuell minimum eller maksimum felleskostnad fra kontrakten, leietagers fordelte kostnad, fakturaer for perioden som er generert og ikke sendt ut, samt differansen for fakturering.
For å fakturere avregningen hukes alle eller de linjene som er klare for å faktureres av, og «fakturer avregning» vil komme til syne. Ved å klikke på denne genereres avregningsfakturaer som vil legge seg sammen med fakturaer og tagges med fakturatype «Avregning felleskostnader». Disse kan så sendes til ERP-systemet på lik linje med øvrig fakturaer i systemet.
Avregningsbrev vil automatisk legges som vedlegg på fakturaen. Om du ønsker å legge ved detaljert brev eller mindre detaljert brev, velges dette etter at man trykker “fakturer”. Beløpet vil legge seg som «Til fakturering» i sammendraget for avregning inntil fakturaen er oversendt ERP systemet.
Når avregningen er fullført og samtlige linjer er fakturert kan bruker stenge avregningen ved å endre status fra «Lukket» til «Avregnet» i sammendraget. Samtlige linjer vil da bli låst, og det vil ikke være mulig å gjøre endringer i avregningen.
Dersom man senere må gjøre endringer i avregningen kan denne endres tilbake fra «Avregnet» til «Lukket», og bruker vil få anledning til å avregne på nytt.
