Forklaring av status på fakturaer
“Trenger godkjennelse”
Dersom en faktura ligger med status “Trenger godkjenning” betyr det at det ikke er haket av for “Send automatisk” under innstillinger på kontrakten, og status må endres manuelt. Klikk på statusteksten for å få en nedtrekksmeny til å endre status til “Klar for utsendelse”.
Når fakturastatus viser “Trenger godkjennelse” vil det være mulig å gjøre endringer på kontrakten, eksempelvis leiebeløp, justerte felleskostnader eller betalingsfrekvens, eller andre innstillinger som påvirker faktureringen. Ved lagring av endringer vil det komme en statusmelding som forteller at fakturaer blir generert på nytt. Endringene må bekreftes hvis fakturaer skal genereres og oppdateres.
Vær obs på at evt. manuelle fakturaer som ikke er overført til ERP-systemet vil bli slettet og må manuelt opprettes på nytt.
Regenering vil skje umiddelbart dersom en eller flere fakturaer på kontrakten ligger med status “Trenger godkjennelse”. Dersom fakturaene kun har status “Klar for utsendelse” eller “Forfall” vil ikke allerede genererte fakturaer endre seg, men nye fakturaer vil fremkomme etter 2timer ± 10 minutter gitt at fakturaperioden er innenfor dagens dato med tillegg av oppsettet fra innstillinger.
“Klar til utsendelse”
Dersom faktura ligger med status “Klar til utsendelse” venter den på å bli overført til ERP-systemet. Kjøringer gjøres hver halvtime. Hva som avgjør når en faktura blir overført til ERP-systemet styres av antall dager satt opp under innstillinger på kontrakt.
For manuelle fakturaer avgjøres dato for utsendelse hva som fylles inn på dato for “Send faktura på”.
“Forfall”
Hvis faktura har fått status som “Forfall” betyr det at fakturagrunnlaget er oversendt til ERP-systemet og skal kunne finnes i grunnlag for fakturering ut til leietaker eller betalingsmottaker. En eventuell regenerering av faktura vil ikke påvirke fakturaer med status “Forfall”. Dersom en faktura med denne statusen er feil, kan ikke faktura slettes i Fazile. Faktura må krediteres og faktureres på nytt, enten ved manuell fakturering eller ved å generere ny faktura fra innstillinger på kontrakt.
“Forfalt”
Ligger en faktura med status forfalt betyr det at faktura er fakturert fra ERP-systemet og forfallsdato passert uten at fakturamottaker har betalt eller at betaling er utlignet i ERP-systemet.
“Betalt”
Dersom status på faktura ligger med betalt betyr det at faktura er utsendt, betalt og utlignet i ERP-systemet.