Når en kontrakt er registrert i Fazile, vil systemet automatisk generere fakturagrunnlag som vil oversendes ERP-systemet, basert på oppsett fra kontraktsregisteringen og innstillinger fra kontrakt.
Som standard vil Fazile komme oppsatt med at fakturaer genereres 30 dager før utsendelse av faktura og faktura sendes til ERP-systemet 30 dager før periodestart. I dette tilfellet vil det si at faktura genereres 60 dager før periodestart og sendes automatisk til ERP-systemet 30 dager før periodestart dersom huket av for “Send automatisk”. Disse tallene kan endres manuelt under Innstillinger.
Du har mulighet til å styre første fakturadato under innstillinger. Ønsker du for eksempel å fakturere fra 15.01, velger du dette på alle datoene markert under pr arealgruppe.
Dersom krysset for «Send automatisk» er huket av vil fakturaene som opprettes automatisk overføres til ERP for fakturering. Ønsker man å kontrollere fakturaene før de sendes over kan man velge å ikke huke av for dette. De vil da ligge i fakturalisten med status «Trenger godkjenning» og må godkjennes manuelt. Fakturaer vil fortsatt genereres 60 dager før periodestart dersom standardinnstillinger med 30+30 ligger inne.
Dersom man ikke har et ERP system integrert mot Fazile, vil man kunne eksportere fakturalinjer til et exceldokument.
Etter å klikke “Eksporter” vil det være mulig å velge hvilke felter som er ønskelig at eksporteres. Ønsker man kun å eksportere et begrenset utvalg, vil det være mulig å filtrere fakturaoversikten i forkant av eksporten.
Etter ferdig registrering av kontrakt og oppsett av innstillinger vil Fazile automatisk generere første fakturagrunnlag etter 2timer ± 10 minutter. Etter ytterligere 2timer ± 10minutter vil fakturagrunnlag for neste periode genereres gitt at fakturaperioden er innenfor dagens dato med tillegg av oppsettet fra innstillinger.
For å se fakturagrunnlagene; gå via “Regnskap” og “Fakturaer” hvor alle genererte fakturagrunnlag fremkommer. Du finner også fakturaene direkte fra fanen “Fakturaer” både under eierselskap, eiendom og kontrakt hvor kun fakturagrunnlag tilknyttet det respektive vil fremkomme.
Dersom det er haket av for “Send Automatisk” på innstillinger, vil fakturagrunnlagene fremkomme med status “Klar til utsending” og ha sitt eget fakturanummer fra Fazile. Når fakturagrunnlaget har endret status til “Overført” er grunnlaget overført til ERP-systemet. Etter at faktura er generert og utsendt fra ERP-systemet vil fakturanummer fra ERP-systemet leses inn i Fazile og fremkomme i “Faktura ERP”. Når leietaker/fakturamottaker har betalt faktura og betaling er utlignet i ERP systemet vil status for faktura i Fazile oppdateres til “Betalt”.
Det vil være mulig å gjøre endringer på fakturagrunnlagene i Fazile frem til status er endret til “Overført”. Dersom noe er feil i fakturagrunnlaget, må fakturagrunnlag regeneres og krediteres.