Det er lagt til rette for automatisk avsetning av eiers andel felleskostnader for ledige lokaler og underdekning i Xledger. Dette krever eget oppsett i kontoplan og under eiendom.
Oppsett i kontoplan.
Det finnes to leietyper i Fazile som styrer hvilken konto eiers andel skal føres mot.
Common costs reserve posting (credit) og Common costs reserve posting (debit). Disse leietypene må knyttes mot ønsket konto for postering av avsetningen i Xledger.
Oppsett av kontoer vil typisk kunne se slik ut, med motkonto i resultat eller balansen
Oppsett per eiendom
Ønsker du at avsetning skal gjøres automatisk og bestemme frekvens må dette settes opp per eiendom. I tillegg kan det velges om man ønsker at avsetningsbilagene skal overføres direkte til Xledger eller om man ønsker å gjøre en forhåndsgodkjenning av bilagene i Fazile (bilagene legger seg således med status «trenger godkjenning» eller «klar for oversendelse» slik som vanlige fakturaer). Innstillinger for dette finnes under Areal. Det anbefales også å skru på funksjonen for Automatisk oppdatering av kostnadskontoene. På denne måten skal Fazile hente kostnadssaldoer fra Xledger og man oppnår fullt ut automatisk avsetning.
Avsetningen
Dersom det er aktivert at automatisk avsetning skal finne sted, vil dette skje ihht intervallet som er satt opp per eiendom. Som anbefalt over er det hensiktsmessig at Fazile henter saldoer på kostnadskontoene fra Xledger. Dette vil i så fall skje den 1. hver mnd. Dersom dette ikke er skrudd på må bruker selv sørge for oppdaterte saldoer, enten manuelt, eller via import.
Deretter vil Fazile på bakgrunn av innkomne saldoer fordele kostnadene på leietakere og eier ihht innstillingene på kontraktene, som i en normal avregning. Deretter vil det automatisk bli generert et avsetningsbilag som kan overføres til Xledger.
Fazile benytter da de utregnede differanser på ledige arealer, eller Eiers kostnad for underdekning og oppretter et avsetningsbilag på bakgrunn av dette.
Bilagene legger seg således i fakturalisten tagget med type «Avsetning».
Disse vil oversendes til Xledger på samme måte som vanlige fakturaer.
Manuell avsetning.
Det er mulig å kjøre avsetningen manuelt ved å fakturere differansene som ligger i oppsummering av avregningen på lik måte som når man avregner. Huk av linjene som ønskes avsatt – trykk “Fakturer avregning” og lagre.
Bilagene legger seg da i fakturalisten merket med type «Avsetning».
